請求書の自動作成と、請求額・入金予定の一覧化を実現。

案件・請求データがExcelと紙に分かれており、月末の請求書作成と入金予定の把握に時間がかかっている。

件数が増えるにつれて、請求漏れや二重請求への不安が大きくなっている。

時間がかかっている原因は、請求書を作る作業そのものではありませんでした。案件データと請求データが別々に管理されていて、その突き合わせに時間を使っていたことが本質です。

請求漏れへの不安も同じ構造でした。どの案件がどこまで請求済みかを、一目で確認できる場所がない。だから件数が増えるほど不安になります。

したがって自動化の前に、案件から請求が一意に導ける状態を作ることが先だと整理しました。ここを飛ばして出力だけ自動化すると、間違った請求書が速く出るだけになります。

kintoneに案件・請求管理の仕組みを整備し、請求書を自動作成するフローを構築しました。

発行前のデータチェックを自動化し、金額がゼロの請求書が出ないようガードを入れています。

請求書をメールの下書きとして添付つきで作る機能と、チャットBotでの社内通知を実装しました。

請求突合では、差異の原因を全件特定してご報告しています。

操作マニュアルと、保守・引き継ぎのドキュメントを納品しました。

既存の会計システムは置き換えていません。

取引先ごとの設定はお客様側の作業が必要で、設定が済んでいない取引先は従来の運用のままとなります。

うまくいかなかったことが4つありました。

1つ目は、金額ゼロの請求書が生成される事象です。データ側の条件漏れが原因で、ガードを入れて解消しました。

2つ目は、日本語のファイル名が環境によって文字化けしたことです。

3つ目は、チャットBot通知を検証用の環境から本番環境へ移す際、認証の経路が変わって疎通しなかったことです。

4つ目は、切り替えが実施されていないことに、実データの件数を見るまで気づけなかったことです。「設定済み」というご報告と、実際のデータが食い違っていました。

kintoneに案件データが既に入っていること。ゼロから入力し直す前提だと期間が延びます。

請求の締めと発行のタイミングが、取引先ごとに整理されていること。

切り替えの判断を、報告ではなく実データの件数で確認できること。