発行・作成を一括自動化し、事務工数を削減。

請求書の発行と各種報告書の作成が手作業で、月次の事務に時間がかかっている。

担当者ごとに手順が違い、確認の手戻りが発生している。

当初は報告書作成の自動化を想定していましたが、ヒアリングを進めると、報告書は業務の流れの結果にすぎず、手前の売上管理が整理されていないことが原因だと分かりました。ここで対象を切り替えています。

経理が使っている確認用のスプレッドシートは、置き換えるべき非効率ではありませんでした。現場が実際に見ている唯一の場所であり、残す前提で設計すべきものでした。

業務システム標準の承認機能を使うかどうかも、機能の有無ではなく現場の操作感で決めるべき課題だと整理しました。承認待ちの間は編集できない、次の作業者を選べないといった制約が、実際の業務の進み方と合いませんでした。

請求書の発行を、業務システム上のボタン操作で完結させる仕組みを構築しました。

経理が使っている確認用のスプレッドシートへ、発行と同時に自動転記します（同じ番号は上書き、無ければ新規）。

標準の承認プロセスは採用せず、ボタン操作で全工程を統一する形にしました。

紹介手数料の管理を、サブフォームで整理しました。

経理の確認用スプレッドシートは、形式を変えずに残す前提で設計しました。

業務システム標準の承認プロセスは採用していません。

うまくいかなかったことが2つありました。

1つ目は、当初想定していた報告書作成の自動化を、途中で中止したことです。自動化の対象を決める前に、業務の流れ自体を整理する必要がありました。

2つ目は、標準機能の承認プロセスを検証した結果、採用しない判断に至ったことです。機能があることと、現場で回ることは別でした。

既存の確認用スプレッドシートを残す前提で設計できること。

標準の承認機能を使うかどうかを、現場の操作感で判断できること。